Lợi ích của ERP thường được thể hiện qua việc cải thiện cách doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý một đơn hàng cho tới khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Vì vậy ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình.
Doanh nghiệp có được lợi ích gì khi sử dụng ERP?
ERP không xử lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP hiện này sẽ không phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất.
Khi Nhân viên bán hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ bán hàng, lượng hàng tồn kho thực tế từ phân hệ Tồn kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).
Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng tùy thuộc vào chức năng và nhiệm vụ của phòng ban. Khi một phòng kinh doanh thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng.
Với ERP, thông tin về đơn hàng sẽ di chuyển xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh khác của doanh nghiệp như quản lý nhân sự hoặc báo cáo tài chính… Bạn thấy đấy, đó chỉ là “giấc mơ” về ERP, thực tế thì khác, nó khắc nghiệt hơn bạn nghĩ nhiều.
Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quy trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Điều này sẽ không còn nữa!
Với ERP, các nhân viên bán hàng sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc hiệu quả và trơn tru hơn. ERP sẽ hiển thị những thông tin mà nhân viên bán hàng cần như hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho.
Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể giao hàng đúng hạn không? Đó là những vấn đề mà nhân viện bán hàng chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong doanh nghiệp. Nhưng nó không chỉ dành cho nhân viên bán hàng – người cần phải được thức tỉnh.
Nhân viên bộ phân kho, những người nắm lượng tồn kho trong đầu hay bằng những giấy tờ với các dữ liệu khô khan giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận bán hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa không đủ, họ sẽ thông báo cho khách hàng là không đủ hàng tồn kho. Vấn đề về trách nhiệm giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân sẽ được làm rõ điều mà trước đây chưa từng được giải quyết.
Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Đó là lý do tại sao lợi ích thật sự của hệ thống ERP rất khó xác định. Phần mềm chỉ là thứ yếu cái quan trọng ở đây là doanh nghiệp phải quyết tâm thay đổi để có được thành công.
Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen cách thức làm việc cũ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.
ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?
Sau đây là 7 nguyên nhân thúc đẩy các doanh nghiệp triển khai ứng dụng hệ thống ERP:
Tiếp cận thông tin quản
trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải thu thập dữ liệu từ các dữ liệu khác nhau phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả doanh nghiệp) để có thể đưa ra quyết định.
Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật: không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống được cập nhật theo thời gian thực. Hệ thống ERP tập trung tất cả các dữ liệu trong doanh nghiệp vào một cơ sở quản lý dữ liệu dùng chung và chia sẽ chúng với các phòng ban, giúp cho dữ liệu luôn chính xác và có sẵn.
Giảm lượng hàng tồn
kho
Phân hệ tồn kho giúp cho việc theo dõi hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Như đã nói ở phần trên, tất cả sẽ được cập nhật theo thời gian thực, từ đó ra các thể biết được chính xác lượng hàng trong kho là bao nhiêu, cần mua thêm bao nhiêu NVL để có thể đáp ứng đơn hàng, xác định mức tốn kho tối ưu… nhờ đó mà giảm nhu cầu vấn lưu động, giảm thất thoát và tăng hiệu quả kinh doanh.
Chuẩn hóa thông tin
nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
Đặc biệt ở các doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, số lượng nhân sự khổng lồ, bộ phận Hành chính nhân sự không có một phương pháp quản lý chung thì việc quản lý nhân sự, tính lương có lẽ sẽ là vấn đề hóc búa với doanh nghiệp. Nhưng không sao, ERP có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề đó.
Công tác kế toán
chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp cho các kế toán viên giảm bớt lượng công việc, sai sót thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát chất lượng nội bộ tốt hơn.
Tích hợp thông tin đặt
hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng sẽ đi theo một quy trình cụ thể và tự động hóa từ lúc nhân viên bán hàng nhận đơn hàng cho đến khi bộ phận Tài chính xuất hóa đơn và giao hàng cho khách hàng. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban.
Hệ thống phần mềm ERP giúp doanh nghiệp bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
Chuẩn hóa và tăng hiệu
suất sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân.
Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp được chuẩn hóa
Phần mềm ERP thường yêu cầu doanh nghiệp phải tạo ra và tuân theo một vài quy trình kinh doanh, giúp cho việc phân công công việc được trở nên rõ ràng hơn, tránh việc trùng lắp kém hiệu quả và các vấn đề liên quan đến các hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Một chuyên gia về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC(là một trong bốn công ty kiểm toán hàng đầu thế giới hiện nay) cho rằng nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như không kiểm xoát được lượng hàng tồn kho, thất thoát nguyên vật liệu, quy trình rắc rồi phức tạp, còn tồn tại nghiệp vụ thủ công không tạo ra lợi nhuận, lãnh đạo phải liên lạc với công ty để nhắc nhở mỗi khi đi công tác,… thì nên triển khai ứng dụng hệ thống ERP.
Trong thời đại công nghiệp 4.0 như ngày nay, các doanh nghiệp cần không ngừng nâng cao năng lực kinh doanh sản xuất để có thể tạo ưu thế cạnh tranh. Một điều dễ nhận thấy là nếu doanh nghiệp không thế cạnh tranh với cách doanh nghiệp nước ngoài trên chính sân chơi của mình thì cũng mất đi khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ trong nước.
Theo kết quả thống kê từ các doanh nghiệp đã triển thành công hệ thống ERP cho thấy có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống tối đa còn 2 ngày, cải tiến các dịch cụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên tới trên 90%, gia tăng năng lực sản xuất, năng lực kinh doanh, tăng doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí,… Đó chính là những lợi ích của ERP là giấc mơ đầy hứa hẹn mà tất cả doanh nghiệp đều muốn hướng tới.
Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?
Có lẽ đây là vấn đề khó khăn với bất kì doanh nghiệp nào đang muốn triển khai ứng dụng hệ thống vào hoạt động kinh doanh của mình. Nguyên nhân phổ biến nhất mà các doanh nghiệp chấp nhận từ bỏ một dự án ERP hàng triệu đô và những lợi ích của ERP là vì họ phát hiện ra phần mềm ERP không phù hợp với các quy trình kinh doanh hiện có của mình.
Trong tình huống đó họ chỉ có 2 lựa chọn:
– Một là họ phải thay đổi quy trình kinh doanh để có thể thích ứng với phần mềm. Điều này có nghĩa là họ phải thay đổi toàn bộ cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen trong bao nhiêu năm này.
– Hai là, họ phải thay đổi phần mềm để có thể phù hợp với quy trình kinh doanh hiện tại. Điều này đồng nghĩa với việc phải kéo dài thời gian dự án, phát sinh thêm nhiều lỗi tiềm ẩn trong phần mềm, việc nâng cấp phiên bản mới từ nhà cung cấp ERP cũng khó khăn hơn vì đây là bản tùy chỉnh (customization) và hơn hết chi phí để triển khai cũng sẽ cao hơn nhiều so với bản chuẩn.
SS4U là doanh nghiệp tiên phong trong việc xây dựng và tư vấn triển khai các giải pháp ERP cho doanh nghiệp sản xuất. Năm 2006 chúng tôi nghiên cứu và xây dựng ERP cho ngành dược, thủy sản, cơ khí. Sau đó cho ngành nhựa, thực phẩm, may mặc, bất động sản- xây dựng…Năm 2016, SS4U thành lập công ty con SS4U Express với sứ mệnh xây dựng và cung cấp cho doanh nghiệp vừa của Việt Nam giải pháp ERP, HRM được chuẩn hóa để triển khai nhanh. Chỉ trong 19 ngày làm việc dự án sẽ được vào vận hành và hoàn tất sau 1 tháng số liệu.
You must be logged in to post a comment.