DỰ ÁN ERP SẼ KÉO DÀI BAO LÂU?

Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP cam đoan với bạn rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng. Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: qui mô công ty nhỏ, hoặc chỉ triển khai một số phòng ban/địa điểm công ty hay công ty chỉ triển khai phân hệ Tài chính kế toán của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền). Để thực hiện thành công ERP, cách thức làm việc cần phải thay đổi và cách thức làm việc của nhân viên cũng cần phải thay đổi. Và đó là những thay đổi hết sức khó khăn. Trừ phi, công việc kinh doanh của bạn đang trôi chảy (các đơn hàng giao đúng hạn, năng suất sản xuất cao hơn các đối thủ cạnh tranh khác, khách hàng hoàn toàn hài lòng), trong trường đó thì thậm chí chẳng có lý do gì để xem xét triển khai ERP.

Điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ lực biến đổi thật sự của ERP thường diễn ra giữa một đến ba năm, trung bình – nhưng đúng hơn điều quan trọng để bạn hiểu tại sao bạn cần nó và bạn sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của bạn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai:

• Trình độ CNTT của người dùng:
  Các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ cần thời gian triển khai khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất mất nhiều thời gian triển khai ERP hơn so với các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, chuỗi bán lẻ.
• Phương pháp triển khai: Phương pháp triển khai cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai.
• Lĩnh vực của doanh nghiệp
  Các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ cần thời gian triển khai khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất mất nhiều thời gian triển khai ERP hơn so với các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, chuỗi bán lẻ.
• Đã từng sử dụng phần mềm trước đó hay chưa?
  Nếu doanh nghiệp chưa từng sử dụng phần mềm trước đó, nhiều khả năng thời gian triển khai sẽ nhanh hơn. Đối với các doanh nghiệp đã từng sử dụng các phần mềm để quản lý, việc triển khai một dự án phần mềm mới có thể mang đến nhiều phản ứng tiêu cực và sự chống đối của người dùng. Như đã đề cập trong nhiều bài viết trước đây, sự hưởng ứng và quyết tâm triển khai từ phía người dùng là một trong những yếu tố quyết định ảnh hưởng đến thời gian triển khai và thành công chung của dự án. Tâm lý ngại thay đổi là một trong những rào cản, đặc biệt ở các doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý doanh nghiệp. Điều cần thiết ở đây là các doanh nghiệp cần phải khiến người dùng cuối hiểu rõ về các lợi ích họ có thể có được hoặc cải thiện hơn so với phần mềm cũ.
• Mức độ quyết liệt của chủ doanh nghiệp
  Đây là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến thời gian triển khai ERP. Chủ doanh nghiệp hoặc những người có tiếng nói trong ban lãnh đạo phải là những nhân tố đi đầu, quyết liệt trong quá trình triển khai. Xét về yếu tố này, các doanh nghiệp thuộc khối tư nhân thường tốt hơn so với các doanh nghiệp thuộc khối nhà nước hoặc có liên quan đến nhà nước, theo đó thời gian triển khai ở các doanh nghiệp tư nhân thường ngắn hơn và tỷ lệ thành công cao hơn.
• Phạm vi triển khai
  Số lượng ứng dụng càng nhiều, thời gian triển khai càng lâu. Quy mô doanh nghiệp càng lớn, triển khai càng vất vả. Vì vậy, các doanh nghiệp nên triển khai theo từng đoạn thay vì đưa toàn bộ các phân hệ có trên hệ thống vào vận hành ngay lập tức.
• Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
  Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề về cơ sở hạ tầng trước khi triển khai ERP trong khi đây là một trong những điều kiện tiên quyết để hệ thống ERP của doanh nghiệp vận hành trơn tru. Vì hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp chạy trên nền web nên hãy đảm bảo server và đường truyền của doanh nghiệp ổn định.
• Khối lượng dữ liệu của doanh nghiệp và độ chính xác của dữ liệu
  Dữ liệu là một trong những vấn đề đau đầu trong triển khai ERP. Thông thường, đối với các doanh nghiệp triển khai ERP, 1/3 thời gian chỉ dành để xử lý vấn đề dữ liệu.
• Mức độ phức tạp của các quy trình
  Các doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc quy trình phức tạp dẫn đến việc thời gian triển khai ERP bị kéo dài. Việc chưa có quy trình cũng giống như việc doanh nghiệp đang lạc vào trong một ma trận không có lối thoát. Quy trình phức tạp có thể dẫn đến việc điều chỉnh trên diện rộng. Điều chỉnh quy trình để phù hợp với phần mềm hoặc điều chỉnh phần mềm để tương thích với quy trình hiện tại đều là những công việc khó khăn, tốn kém nhiều thời gian trong quá trình triển khai ERP.
• Mức độ tùy chỉnh
  Một trong những câu hỏi các chuyên viên tư vấn ERP của SS4U thường nhận được từ phía khách hàng doanh nghiệp là phần mềm có tùy chỉnh hay không? Tùy chỉnh có thể hữu ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp duy trì và phát huy được tối đa lợi thế cạnh tranh trong ngành của mình. Song việc tùy chỉnh quá phức tạp sẽ khiến thời gian triển khai ERP bị kéo dài thêm.
• Đội quản lý dự án
  Các doanh nghiệp triển khai ERP không có đội quản lý dự án riêng thường gặp rủi ro nhiều hơn so với các doanh nghiệp sở hữu đội quản lý dự án với phân nhiệm cụ thể của từng thành viên. Đội quản lý dự án thường bao gồm các thành viên: … Họ sẽ là người kiểm soát tiến độ, kiểm soát kỳ vọng người dùng, thấu hiểu về nghiệp vụ doanh nghiệp, được trao quyền để xử lý các vấn đề phát sinh. Không có đội quản lý dự án hoặc đội quản lý dự án chưa được giao quyền, chưa có tiếng nói trong doanh nghiệp tất yếu sẽ dẫn đến hệ lụy là thời gian triển khai ERP bị kéo dài hoặc tệ hơn là dẫn đến thất bại trong triển khai ERP. Thử tưởng tượng bạn đổ rất nhiều tiền và kỳ vọng vào dự án ERP, nhưng chỉ vì thiếu đội ngũ quản lý dự án, bạn có thể sẽ mất toàn bộ số tiền và thời gian đã dành ra để đầu tư cho dự án của các cá nhân trong tổ chức.
• Chương trình đào tạo người dùng
  Mỗi doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau cần xây dựng một bộ khung chương trình đào tạo riêng biệt. Chương trình đào tạo cần đảm bảo các yếu tố dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin nền tảng để người dùng có thể vận hành hệ thống một cách trơn tru. Chương trình đào tạo không hợp lý dễ dẫn đến việc kéo dài thời gian triển khai dự án ERP.
• Trình độ của đơn vị triển khai phần mềm
  Đơn vị triển khai phần mềm có thể chính là người làm chậm tiến độ triển khai, kéo dài thời gian triển khai nếu kế hoạch đề xuất không khả thi và không có khả năng làm chủ công nghệ.

Nguồn: Phòng Kinh doanh tổng hợp