Quy trình Bán hàng - Thu tiền

Quy trình từ bán hàng đến thu tiền

Sau đây là chi tiết quy trình từ bán hàng đến thu tiền của phần mềm ERP

1/ Quản lý khách hàng

Trong thời đại 4.0, sự bùng nổ của xu hướng Big Data kéo theo các hoạt động quản trị ngày càng trở nên phức tạp, đa dạng. Việc Quản lý khách hàng hiện nay cũng vậy, đây không còn đơn thuần là việc giữ những danh sách khách hàng dài dằn dặt trong ổ cứng hay trên các mặt giấy mà còn phải tận dụng đúng cách và triệt để nguồn dữ liệu này.

Khái niệm về CRM ( Customer Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng) trong thời đại công nghệ này được hiểu theo rất nhiều chiều tùy theo cách mỗi doanh nghiệp phân tích nguồn dữ liệu kinh doanh như thế nào. Để thực hiện việc phân tích này buộc các doanh nghiệp phải thu thập, xử lý, quản lý một lượng lớn dữ liệu thô từ khách hàng. Ngoài những thông tin lưu trữ cơ bản như tên, số điện thoại, địa chỉ… ta cần phải quản lý tốt những thông tin mở rộng khác như: mạng xã hôi, website, ngày thành lập, ngành nghề, nguồn khách hàng, tất cả những lịch sử giao dịch,… Chi tiết hơn, hệ thống CRM sẽ lưu trữ tất cả mail ( nội dung ), cuộc gọi, sms, những tasks của nhân viên kinh doanh liên quan đến khách hàng… Đối với những contacts của khách hàng, hệ thống cũng quản lý chi tiết thông tin của những contacts đó tương tự như với một khách hàng để từ đó có thể đưa ra những chiến dịch hiệu qủa tạo ra được nhiều giá trị cho khách hàng.

2/ Giao dịch kinh doanh

Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, nhân viên bán hàng sẽ đi đến bước đàm phán, 1 trong những bước quan trọng trong quy trình bán hàng, hệ thống CRM sẽ cho phép cập nhật tình trạng của dự án trong quá trình đàm phán để theo dõi và giám sát từ đó sẽ giúp các nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định hợp lý hay hỗ trợ, cũng như nhận biết nguyên nhân thành công hay thất bại của dự án kinh doanh.

Trong những mục thông tin cần quản lý trong CRM có phần quản lý giao dịch. Tại đây, doanh nghiệp có thể nắm được những cấp độ tình trạng của dự án ( từ lúc bắt đầu đến khi ký được hợp đồng), xác suất thành công, giao dịch liên quan đến những gói sản phẩm nào, trị giá, doanh thu ước lượng là bao nhiêu… để phục vụ cho việc lập ra những chính sách bán hàng (chiết khấu, giảm giá, khuyến mãi) phù hợp, tính và báo giá hợp lý cũng như nắm được yêu cầu đặt hàng của khách (đặt hàng trực tiếp hoặc lập SO Online) trên hệ thống ERP

Sau khi kết thúc quá trình giao dịch, đối với những khách hàng được hưởng chính sách,  nhân viên phòng kinh doanh sẽ nắm được những thông tin  tên khách hàng, mặt hàng được hưởng chính sách,  các điều kiện, tỷ lệ, phần trăm số lượng mặt hàng được hưởng chính sách… Đối với những khách hàng sau khi đã tính và báo giá, nhân viên sẽ có được thông tin bảng giá bán ứng với khách hàng đó… Đối với những khách đặt hàng online thì toàn bộ thông tin SO online đó sẽ được lưu trữ và kế thừa. Tất cả những kết quả thông tin sau quá trình giao dịch trên sẽ được nhập lại và duyệt trên hệ thống ERP để người dùng có thể chuẩn hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót cho các nghiệp vụ sau

Màn hình tạo chương trình khuyến mãi

Màn hình tạo bảng giá bán

3/ Lập đơn hàng bán

Sau khi thỏa thuận hợp đồng đặt hàng, nhân viên Phòng kinh doanh vào màn hình Đơn hàng để lập đơn hàng bán đúng theo hợp đồng đã thỏa thuận

Nhân viên phòng kinh doanh nhập thông tin đơn hàng : Mã khách hàng, Phương thức bán hàng, diễn giải, nơi giao hàng, loại đơn hàng, loại tiền, tỷ giá, phương thức thanh toán, bảng giá (nếu có phân quyền bảng giá cho khách hàng này)

Màn hình Đơn hàng bán SO

Trên đơn hàng chi tiết: nhập thông tin chi tiết các mặt hàng, số lượng, đơn giá (nếu có). Nếu đơn hàng đủ điều kiện áp dụng chương trình khuyến mãi hoặc hưởng chiết khấu, sau khi nhập thông tin trên đơn hàng chi tiết, bấm Lấy khuyến mãi, lấy chiết khấu, hệ thống tự động tính khuyến mãi, chiết khấu cho đơn hàng này theo chương trình khuyến mãi, chính sách chiết khấu đã tạo trước đó.

Trường hợp những khách hàng đã giao dịch trước nhiều lần, đã tạo bảng giá riêng cho khách hàng đó thì Đơn hàng chi tiết có thể được tạo từ động bằng cách load các thông tin từ bảng giá lên, user kiểm tra lại thông tin, lấy khuyến mãi, chiết khấu

Sau khi nhập và kiểm tra đầy đủ thông tin, nhân viên phòng kinh doanh bấm Save , tình trạng chứng từ chuyển sang Entered chờ kế toán xác nhận công nợ, không được phép tạo đề nghị giao hàng với những đơn hàng tình trạng này

Màn hình đơn hàng chi tiết

Đơn hàng Contract (ứng với hợp đồng khung): Chỉ thể hiện tổng giá trị không có mặt hàng cụ thể. Hợp đồng này chỉ thống nhất các thỏa thuận mua bán như sẽ sử dụng mức giá nào, chiết khấu bao nhiêu, hiệu lực trong khoảng thời gian nào và không chi tiết các mặt hàng, giá, tiến độ trong đó.

Đơn hàng kế hoạch Planned (ứng với hợp đồng thầu): Là dạng đơn hàng có số lượng không giá hoặc không có số lượng mà có giá hoặc có cả 2 nhưng chưa xác định thời gian giao hàng cụ thể

Đơn hàng chuẩn Standard (ứng với hợp đồng chuẩn, chi tiết) : Là loại đơn hàng dùng sẽ có đầy đủ thông tin về: khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá cả, tiến độ giao hàng (số lượng giao, ngày giao).

4/ Kiểm tra công nợ - hạn mức tín dụng

Dựa vào thông tin lưu trữ trên hệ thống ERP từ các phòng ban về khách hàng cũng như thông tin cập nhật từ các nguồn tin cậy. Bộ phận bán hàng sẽ thực hiện Kiểm tra công nợ - Hạn mức tín dụng của khách hàng. Đây là  bước rất quan trọng trong mỗi giao dịch kinh doanh, nếu bước thẩm định này được thực hiện tốt thì việc thu hồi vốn và lời trong thời gian mong muốn rất cao. Đây là một trong những bước cần thiết trong quy trình hàng bán trước khi đưa ra đề nghị sản xuất( theo mô hình MTO ) hay đề nghị giao hàng ( theo mô hình MTS ).

Kế toán vào lại SO ( tình trạng Entered ) để tiến hành kiểm tra công nợ, user bấm Check công nợ, hệ thống sẽ xuất ra màn hình phiếu in Doanh số khách hàng để kế toán đối chiếu, nếu công nợ không vượt mức tin dụng, kế toán quay lại màn hình SO và bấm Duyệt, tình trạng chứng từ chuyển sang Booked, thông tin trên SO lúc này được phép đẩy tự động qua nghiệp vụ sau để tạo đề nghị giao hàng.

5/ Kiểm tra tồn kho

Có 2 trường hợp kiểm tra tồn kho theo 2 hình thức : Bán hàng có sản xuất (MTO-Make to order)  và Bán hàng không qua sản xuất (MTS – Make to stock)

Trường hợp 1 (MTO): Sau khi kiểm tra công nợ - hạn mức tín dụng khả quan, bộ phận bán hàng sẽ lập lệnh sản xuất cho những Đơn hàng ( Planed ) và chuyển qua bộ phận sản xuất chờ xác nhận. Lúc này bộ phận sản xuất sẽ tiến hành thực hiện quy trình từ sản xuất đến nhập kho thành phẩm theo đơn hàng.

Tham khảo quy trình : http://erpindustry.vn/quy-trinh/san-xuat-nhap-kho/. Kết thúc quy trình, bộ phận kho kiểm tra mức tồn kho các mặt hàng trong SO lần cuối, xác nhận đủ hàng và thông báo cho bộ phận bán hàng lập đề nghị giao hàng.

Trường hợp 2 (MTS): Sau khi kiểm tra công nợ - hạn mức tín dụng khả quan, ở trường hợp này vì đã có lượng tồn kho lớn nên sẽ trực tiếp đi sang bước kiểm tra mức tồn kho các mặt hàng trong SO (Standard), xác nhận đủ hàng và thông báo cho bộ phận bán hàng lập đề nghị giao hàng.

Cả 2 trường hợp này đều có những bộ lọc cụ thể hỗ trợ tối đa cho việc tìm vị trí hàng trong kho. Cũng như hiển thị chi tiết về sản phẩm hiện có trong kho theo lô, mặt hàng, mã hàng , đơn vị tính, sản lượng tồn, sản lượng giữ hàng bán , sản lượng giữ hàng kho...

Màn hình xem tồn kho tức thời

6/ Lập đề nghị giao hàng

Sau khi tiếp nhận được thông tin cập nhật từ bộ phận kho trên hệ thống về hàng trong kho đạt, đủ theo hợp đồng. Bộ phận bán hàng sẽ xem xét một số yếu tố như thời gian vận chuyển, thời gian giao nhận, chất lượng hàng theo thời gian, kho bãi thao để lập đơn đề nghị giao hàng hợp lý nhất, hiệu quả nhất.

User vào tìm thông tin đơn hàng cần đề nghị giao, nhập các thông tin như loại tiền ( hệ thống sẽ tự động load những đơn hàng trong nước hoặc xuất khẩu tùy vào loại tiền ), ngày tạo HĐ ( hệ thống nhập mặc định ngày hiện hành), Mã khách hàng, Mã chi nhánh và bấm Tìm. Lúc này hệ thống sẽ chuyển qua màn hình Inquiry hiển thị thông tin những line mặt hàng trong đơn hàng, user check chọn line mặt hàng muốn lập đề nghị, kiểm tra thông tin, nhập số lượng HĐ và bấm Tạo.

Màn hình Inquiry

Hệ thống lúc này chuyển qua màn hình Đề nghị giao hàng , user kiểm tra, chỉnh sửa lại các thông tin cần thiết trên màn hình chính, màn hình chi tiết như: thông tin khách hàng, số hóa đơn , serial, sản phẩm , số lượng giao, tiền hàng, tiền thuế… User tiếp tục bấm Lô hoặc Sinh lô trên màn hình Đề nghị giao hàng chi tiết để sinh lộ tự động hoặc user tự nhập số lô tùy theo cách quản lý của từng doanh nghiệp.

Màn hình Đề nghị giao hàng 

Màn hình Đề nghị giao hàng chi tiết

Sau khi nhập và kiểm tra đầy đủ thông tin cần thiết, user bấm Lưu và Kết thúc, tình trạng chứng từ Đề nghị giao hàng lúc này là Pre-Approved chờ ban lãnh đạo duyệt.

Duyệt đề nghị giao hàng

User ban lãnh đạo vào xem lại Danh sách những chứng từ đề nghị giao hàng đã được tạo nhưng chưa duyệt, chọn xem chi tiết chứng từ cần duyệt để kiểm tra thông tin giao hàng trước khi giao tránh những sai sót lớn xảy ra. Các thông tin cần thiết kiểm tra như: Ngày, Khách hàng, Số hóa đơn, Serial, Ngày giao hàng, Tổng thành tiền,… Để quy trình quản lý được chặt chẽ, user phòng kế toán vào check công nợ để kiểm tra công nợ khách hàng phục vụ cho quá trình thu tiền, xác nhận công nợ.

Màn hình Đề nghị giao hàng ( đang chờ ban lãnh đạo, kế toán check công nợ và duyệt)

Sau khi nhập và kiểm tra đầy đủ thông tin cần thiết, user bấm Duyệt, tình trạng chứng từ Đề nghị giao hàng chuyển sang Approve và đẩy thông tin sang bộ phận kho để tiến hành soạn hàng và giao hàng.

7/ Soạn hàng – Giao hàng

Sau khi tiếp nhận dữ liệu lệnh đề nghị giao hàng, bộ phận kho sẽ chuẩn bị soạn hàng theo đúng các mặt hàng, số lượng giao trên phiếu đề nghị, chuẩn bị kho bãi, nhân sự,phương tiện vận chuyển để lên hàng, đảm bảo cho việc xuất kho, giao hàng diễn ra đúng tiến độ và không xảy ra sai xót.

8/ Xuất kho và vận chuyển

Sau khi hoàn tất công việc soạn hàng, Bộ phận kho tiến hành xuất kho hàng bán

User vào chức năng xuất kho bán hàng nhập các thông tin Loại tiền, Mã  khách hàng, Mã chi nhánh, Số phiếu đề nghị giao hàng để hệ thống load tất cả dữ liệu từ phiếu đề nghị đã được kế toán duyệt trước đó

Trên màn hình xuất kho bán hàng, user click vào dòng số đơn hàng để xem các thông tin các mặt hàng, điều chỉnh số lô cần xuất nếu biết chính xác lô xuất kho. Sau kiểm tra đầy đủ, chính xác các thông tin, user bấm Xuất kho để xuất hàng, tồn kho hàng hóa trong kho giảm.

Màn hình xuất kho bán hàng

Kết thúc nghiệp vụ, bộ phận kho in phiếu xuất kho thành nhiều liên để lưu trữ đồng thời Kế toán bán háng sau khi kiểm tra thông tin nhận được từ bộ phận bán hàng thì tiến hành bổ sung một số thông tin cần thiết và xuất hóa đơn GTGT.

Việc xuất phiếu xuất kho và xuất hóa đơn có thể được thực hiện đồng thời hoặc có thể xuất hóa đơn ngay sau khi duyệt đề nghị giao hàng, việc  xuất chứng từ nào trước tùy thuộc vào cách quản lý của từng doanh nghiệp.

Màn hình kế toán xuất hóa đơn

Màn hình chi tiết các mặt hàng trong hóa đơn

Hóa đơn GTGT

Quản lý vận chuyển

Quản lý giao nhận, tuyến đường, địa điểm, khu vực giao hàng, năng lực vận chuyển ( sức chứa, trọng tải ), chi phí cầu đường , xăng, xe, tài xế, lịch vận chuyển

9/ Hóa đơn phải thu

Sau khi kế toán bán hàng xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng, tất cả thông tin trên hóa đơn GTGT sẽ được đẩy qua Kế toán phải thu để lập hóa đơn phải thu phục vụ cho quy trình thu tiền cũng như xác nhận, quản lý công nợ, tự động hạch toán tài khoản doanh thu.

10/ Quản lý công nợ và quy trình thu tiền

Theo dõi, xác nhận công nợ

Kế toán phải thu theo dõi công nợ phải thu của khách hàng bao gồm các công nợ theo hóa đơn và công nợ khác đã xác nhận với các thời hạn thanh toán khác nhau và Quản lý công nợ theo tuổi nợ, hạn thanh toán , tính phạt theo hóa đơn...

Màn hình xác nhận công nợ theo hóa đơn

Màn hinh chi tiết mặt hàng trên hóa đơn

Khi sắp tới hạn thanh toán Kế toán phải thu nên lập Đề nghị thanh toán để gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán theo đúng tiến độ. Các yêu cầu thanh toán đã được lập cần có sự xét duyệt của Ban lãnh đạo, tùy vào tình hình thực tế có duyệt đòi nợ khách hàng hay không.

Việc theo dõi công nợ thể hiện trên các báo cáo và dữ liệu trên hệ thống.

Báo cáo số dư từng hóa đơn

Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu

Báo cáo tổng hợp công nợ theo tuổi nợ

Thu tiền hóa đơn

Sau khi Biên bản đối chiếu công nợ gửi đi đã được khách hàng duyệt và thực hiện thanh toán công nợ theo yêu cầu, kế toán phải thu kiểm tra đã nhận được Giấy báo có từ ngân hàng chưa đồng thời theo dõi tiền trong tài khoản ngân hàng, nếu tài khoản tăng Kế toán phải thu sẽ tiến hành ghi nhận thu tiền ngân hàng theo từng hóa đơn và giảm công nợ phải thu cho khách hàng theo chứng từ Báo có trên hệ thống.

Màn hình thu tiền hóa đơn

Màn hình Xem định khoản

Sau khi đã nhập các thông tin thu tiền giảm nợ, Kế toán phải thu kiểm tra lại các thông tin và tiến hành Complete (hoàn thành) nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng này và theo dõi công nợ trên các báo cáo của hệ thống. Khi đó, có thể in chứng từ kế toán (Nếu cần) để ký xác nhận giữa 2 bên.

Ngoài ra hệ thống còn có chức năng thu tiền mặt cấn trừ công nợ, cấn trừ giữa khoảng đặt cọc và hóa đơn bán hàng hoặc cấn trừ đối với đối tượng vừa mua vừa bán

Một số báo cáo bán hàng

Bảng kê xuất kho hàng bán

Báo cáo bán hàng theo khách hàng - hóa đơn - mặt hàng

Báo cáo doanh thu theo Sales

Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng

Công cụ Quản trị thông minh BI (Bussiness Intelligence)

Bên cạnh những báo cáo bán hàng, công nợ dùng để kiểm tra, theo dõi, đối chiếu số liệu trên ERP, SS4U còn hỗ trợ công cụ BI giúp các các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về tất cả các hoạt động kinh doanh từ đó có thể nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định,  hoạch định chiến lược mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp cũng như tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường sản xuất, kinh doanh

Dashboard số liệu tổng quan về bán hàng

Dashboard số liệu doanh thu theo khu vực

Dashboard dự báo doanh số

TOP

090 820 7178