Để đi đến quyết định đầu tư triển khai hệ thống ERP thể hiện sự quyết tâm và nổ lực thay đổi của doanh nghiệp trên vấn đề con người và nguồn tài chính. Sau khi triển khai thành công, dự án sẽ chuyển sang giai đoạn bảo trì và doanh nghiệp bắt đầu nhận được giá trị từ khoản đầu tư của mình. Sau một thời gian dài, do những thay đổi trong mô hình kinh doanh và công nghệ, việc duy trình và mở rông hệ thống ngày càng khó khăn và tốn kém hơn. Và quá trình khảo sát và đầu tư một hệ thống mới lại tiếp tục bắt đầu.
Vòng đời của ERP:
Vòng đời ERP, bao gồm từ 10 đến 20 năm hoạt động hiệu quả, thường hay bị nhầm lẫn với vòng đời triển khai ERP (Quá trình triển khai ERP). Vòng đời ERP bao gồm các giai đoạn:
1. Giai đoạn triển khai ERP (ERP Roll out)
Quá trình triển khai ERP bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, bắt đầu với Đề nghị mời thầu(RFP) và lựa chọn nhà cung cấp, kết thúc bằng giai đoạn vận hành thực tế và nghiệm thu. Có một số vấn đề quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp tới các giai đoạn tiếp theo trong vòng đời của ERP như:
– Mức độ phù hợp của hệ thống ERP với hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và mức độ tùy chỉnh hay khả năng mở rộng, nâng cấp hệ thống.
– Cam kết của nhà cung cấp cho sự phát triển hệ thống trong tương lai và khả năng tài chính của họ.
– Phạm vi các vấn đề được bảo trì và chi phí nâng cấp, bảo trì hệ thống.
2. Giai đoạn tối ưu hóa (Optimization)
Sau khi hệ thống được triển khai và đưa vào vận hành thực tế, sẽ có một khoảng thời gian hỗn loạn do người dùng đang tập làm quen với sự thay đổi quy trình hoạt động kinh doanh và hệ thống mới. Sẽ có một vài vấn đề từ người dùng và một số lỗi phần mềm xuất hiện. Nhờ vào điều chỉnh hệ thống và đội hỗ trợ từ phía nhà cung cấp sẽ giúp người dùng làm quen với hệ thống nhanh hơn. Giai đoạn này sẽ kéo dài từ 6 tháng đến 1 năm và hệ thống sẽ bắt đầu ổn định.
3. Giai đoạn bảo trì (Maintenance)
Đây là khoảng thời gian dài nhất của vòng đời ERP, doanh nghiệp sẽ nhận lại được những giá trị từ khoản đầu tư và nổ lực thay đổi của mình. Người dùng đã làm quen và bắt đầu làm chủ hệ thống. Vẫn sẽ có một số thay đổi được tiếp tục như những mẫu báo cáo mới, quy trình làm việc thay đổi, các vấn đề liên quan đến thuế,…
Hệ thống sẽ được nhà cung cấp bảo trì, tuy nhiên sẽ tùy thuộc vào mức độ các vấn đề cần bảo trì và các điều khoản trong hợp đồng cung cấp dịch vụ. Với những yêu cầu phức tạp, doanh nghiệp bạn phải chịu thêm các chi phí phát sinh. Đối với những hệ thống lớn, sẽ phải sử dụng dịch vụ bảo trì tại chỗ của một bên thứ 3 và tất nhiên chi phí sẽ không hề thấp. Chi phí bảo hành sẽ không ngừng leo thang theo từng năm, gây ảnh hưởng xấu đến tổng chi phí sở hữu (TCO).
4. Mở rộng giá trị (Extending Values)
Giai đoạn này giống như giai đoạn bảo trì. Các quy trình kinh doanh mới hoặc những thay đổi đòi hỏi hệ thống cũng phải thay đổi theo. Sẽ có những thay đổi phải thực hiện như triển khai một hệ thống mới như:
– Triển khai một hệ thống kế toán mới dựa trên các chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS)
– Tích hợp thêm các như chức năng quản lý quan hệ khách hàng, công cụ phân tích kinh doanh BI(Business Intelligence).
– Một số phân hệ mới.
– Sát nhập, mở rộng, tái cấu trúc doanh nghiệp,…
Đôi khi chi phí cho những thay đổi này sẽ không được doanh nghiệp chấp thuận, đặc biệt đối với các hệ thống có nhiều tùy chỉnh đã được thực hiện trong giai đoạn triển khai.
Song song với thay đổi trong kinh doanh, thay đổi công nghệ cũng xảy ra. Các bản cập nhật, phiên bản mới liên quan đến nền tảng công nghệ của hệ thống như hệ điều hành và cơ sở dữ liệu. Các nhà cung cấp ERP sẽ phát hành các bản vá bảo mật, các bản nâng cấp cho hệ thống theo định kỳ và chúng có thể ảnh hưởng đến một phần nhỏ hoặc toàn bộ hệ thống. Nhưng đó chưa phải tất cả, vấn đề ở đây là khi triển khai, hệ thống đã được tùy chỉnh một số phần để phù hợp với doanh nghiệp bạn hơn. Việc làm cho những phần tùy chỉnh đó phù hợp với phiên bản mới là cả một vấn đề lớn đối với nhà cung cấp, và bạn nghĩ sao về khoản chi phí cho việc này?
5. Giai đoạn hiệu suất phân rã (Decaying Performance)
Đối với một doanh nghiệp, nhu cầu kinh doanh và yêu cầu công nghệ phải không ngửng cải tiến, phát triển. Chi phí, độ phức tạp và những khó khăn sẽ không ngừng tằng lên theo thời gian khi sửa chữa, nâng cấp hệ thống hiện tại. Đến một thời gian nhất định hệ thống hiện tại không thể tiếp tục sửa chữa và các lợi ích, giá trị do hệ thống đem lại sẽ quay về số không. Việc tìm hiểu, lựa chọn và thay thế hệ thống hiện tại là điều cần thiết.
6. Giai đoạn thực hiện lại (Reimplementation)
Tương tự như giai đoạn triển khai đã đề cập ở trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã được tổ chức tốt hơn so với hiện tại. Quá trình ban đầu sẽ được thực hiện chuyên nghiệp hơn, có thể áp dụng nhiều phân hệ hơn, nhiều chức năng hơn với mức tùy chỉnh thấp nhất, để chu kỳ tiếp theo mang lại lợi tức đầu tư (ROI) tốt hơn.
You must be logged in to post a comment.